Lernen von SCRUM – Gestalten Sie Ihre Besprechungen effizienter

Gestalten Sie Ihre Besprechungen effizienter

Kennen Sie das? Gefühlt dauern alle Besprechungen deutlich länger als geplant und bringen deutlich weniger als erwartet.

Wenn Sie das ändern wollen, schauen Sie doch mal in den agilen Universen vorbei. Keine Angst, Sie sollen jetzt nicht Ihre komplette Arbeit agilisieren – aber es gibt sehr viele sehr einfach anzuwendende Methoden und Tools, die man auch ohne den agilen Rahmen sehr gut nutzen kann. (Die Vollblut-Scrummer mögen mir die Vereinfachung bitte verzeihen ?.)

Das agile Pendant zum klassischen Projektmanagement – Scrum – hat da einiges zum Besprechungsmanagement zu bieten.

Für alle, die es ein bisschen genauer wissen wollen: Die Scrum Methode ist ein Framework (Vorgehensweise) für agile Produktentwicklung und agiles Projektmanagement. Trotz seiner Ursprünge in der Softwareentwicklung, werden die Prinzipien und Ideen aus Scrum immer öfter auch in anderen Zusammenhängen genutzt.

Hier ein paar Inspirationen für Ihren Alltag

Dailies statt Steuerkreistreffen

Ein Daily ist in Scrum eine regelmäßige Besprechung, die immer nur 3 Themen hat, nie länger als geplant dauert und nie ausfällt.

Hier ist die Tagesordnung für Ihr Daily:

• Was war gestern?
• Was liegt für morgen an?
• Welche Schwierigkeiten gab es?

Natürlich müssen Sie Ihr Daily nicht täglich machen. Ändern Sie den Namen einfach in Weekly und schon steht es einmal in der Woche auf der Tagesordnung. Und gerne können Sie auch einen deutschen Namen dafür finden ?.

Sprints planen, statt Projekte managen

Die Welt dreht sich schneller denn je – was heute geplant wurde, kann morgen schon überholt sein. Deshalb arbeitet Scrum nicht mit langfristigen Projektplänen, sondern denkt in kurzen Sprints.

Im Sprint wird ein überschaubarer Zeitraum geplant – zum Beispiel die nächsten vier Wochen. (Anmerkung: Natürlich gibt es für Ihr Projekt eine gut ausgearbeitete Zielsetzung, die Ihnen hilft, den Überblick zu bewahren!).

Hier sind die Themen für Ihre Sprint-Planung:

• Was (Ziel) soll gemacht werden?
• Wie soll es gemacht werden?
• Wer soll es machen?
• Wie lange wird es dauern? (Nicht, wann soll es fertig sein?)
• Welche Hindernisse könnten auftreten und wie verhindern wir die?

Retrospektive statt Klagemauer

In den meisten Konferenzen und Besprechungen wird zu viel geklagt und zu wenig lösungsorientiert gedacht. Stellen Sie das ab.

In der Retrospektive wird die Qualität der Zusammenarbeit beleuchtet – und zwar ganzheitlich und lösungsorientiert. Alles eine Frage der Haltung.

Themen für die Retrospektive:

• Was hat gut geklappt und soll so bleiben?
• Was wollen wir ab morgen ausprobieren?
• Was möchten wir nicht mehr machen?

Empediments statt Anklagebank

Noch ein Kniff aus Scrum, der nachahmenswert ist. Im Review wird natürlich auch das betrachtet, was nicht geklappt hat – aber aus einer anderen Perspektive.

Im Review werden mögliche Hemmnisse (Empediments) betrachtet – nicht die möglichen Fehler, die sich daraus ergeben haben.

Was sollten Sie beachten?

• Über Fakten sprechen statt über Schuldige.
• Pragmatische Lösungen angehen.
• Lösung sofort angehen.

Zum Schluss noch einer meiner Lieblingssätze aus den agilen Frameworks:

Gut genug für jetzt. Also – einfach mal ausprobieren, es wird gut genug sein. Morgen lernen Sie dann, wie es noch besser geht.

Hier gibt es die SCRUM-Regeln noch als PDF zum Downloaden.

Herzlichen Dank für diesen Beitrag an die Kooperationspartnerin Ursula Wienken - Gesellschaft für MehrQualität

Benötigen Sie darüber hinaus eine Beratung zu gezielten Fragestellungen?! Nehmen Sie gerne Kontakt auf.