Remote Audits - lebendig und nachhaltig gestalten

Wie können Sie Remote-Audits möglichst effektiv gestalten?

Wir alle haben durch die Pandemie gelernt, wie wir mit möglichst wenig Kontakten Infektionsketten verlangsamen können. Gleichzeitig wurde die Auseinandersetzung notwendig, sich mit IT-Technik und deren Anwendung in neuer Art und Weise vertraut zu machen.

Das galt von Anfang an auch für Audits, deren Durchführung eigentlich auf einer 1:1-Begegnung aufbaute. Für mich war schnell klar, Audits in Remote müssen genauso gut und strukturiert vorbereitet und durchgeführt werden. Die Feinheiten in der Vorbereitung, die gute Gesprächsführung, die Sicherung von Ergebnissen, ..., all das kam durch Corona in den Blick. Da meine Zertifizierungs-Stelle sehr vorausschauend handelte, uns Auditoren sehr kontinuierlich zum Remote-Modus schulte und ich bereits seit 1.4.2020 Audits in diesem Format durchgeführt habe, habe ich inzwischen sehr viel an Erfahrungen gesammelt.

Diese gesammelten Erfahrungen möchte ich gerne weitergeben. Zum einen mit dieser kleinen Handreichung Remote Audits , die Ihnen und den Teilnehmenden die Vorbereitung erleichtern wird. Und mit dem Online-Training Remote Audits lebendig und nachhaltig gestalten, dass ich zusammen mit Antje Steinke-Schumann ist professioneller Trainerin und Spezialistin für die Plattformen MS Teams und Cisco Webex entwickelt habe.

Die Gesprächsführung ist fokussiert, effizient und vor allem enorm ergebnisorientiert

Meine Erfahrung der letzten Monate – nach vielen Video-Life-Konferenzen, internen und externen Audits, Q-Gruppen-Meetings und strategischen Management-Konferenzen, Leitungskonferenzen, u.a.m. – sagt, dass die Gesprächsführung fokussiert, effizient und vor allem enorm ergebnisorientiert ist. Ich will also mit diesem Blog ermuntern, Mut machen, einladen zum Schritt in Richtung Online, Remote.

Viele Zertifizierungsgesellschaften haben im Interesse ihrer Kunden und unter Einhaltung der Vorgaben der DAkkS Remote Audits anstelle oder in Ergänzung des On-Site-Audits zugelassen. So konnten Termine und Zertifikatslaufzeiten eingehalten werden. Da Mitarbeiter*innen in das Audit ganz unkompliziert auch aus dem Home-Office einbezogen werden können, Prozesse, das Managementsystem, kontinuierliche Verbesserung, u.v.a.m. vertieft auditiert werden können, spricht m.E. nichts dagegen, auch in der Zukunft häufiger auf diese Technik im „Fernwartungsmodus“ umzustellen. Besonders bei internen Audits kann ich mir das sehr gut vorstellen.

Was gilt es zu beachten und sicherzustellen

• Ihr Auditprogramm sollte entsprechend angepasst sein und entsprechend den Vorgaben der 19011 die On-Site und Online-Formate im Umfang aufeinander abgestimmt werden. Am besten sprechen Sie mit Ihrer Zertifizierungsstelle, welchen Umfang an internen Audits diese im Remote-Modus anerkennt.
• Die Videotechnik sollte allen Beteiligten vorher gezeigt werden, so dass niemand sich überrumpelt oder überrannt fühlt. „Aber bei mir geht es“ ist keine gute Kommunikationskultur. Am besten, einen Probetermin mit dem IT-Techniker vorschalten, damit alle die Technik schon einmal ausprobiert haben.
• Die konkrete Auditplanung braucht weit mehr an Vorbereitung und vorheriger Abstimmung. Besprechen Sie mit Ihren Auditierten die Themen, deren Schwerpunkte und Fragen rund ums Qualitätsmanagement, am besten ausführlich vorab.
• Generieren Sie einen Auditplan/-ablauf, der allen Auditierten vorab bekannt ist.
• Wählen Sie wie in den gewohnten Präsenzformaten gut strukturierte Abläufe, stellen Sie offene Fragen, lassen Sie sich Dokumente zeigen, Vorgänge schildern.
• Zeigen Sie z.B. durch Zwischenfeedbacks wie Bildschirm teilen oder Foto von Ihrem Monitor, was Sie bereits mitgeschrieben haben. Geben Sie mehr als sonst erkennbar Feedback.
• Schreiben Sie auf Ihrer Tastatur leise, oder stellen Sie während des Tippens das Mikro aus. Die Auditierten werden es Ihnen danken, denn mancher energischer Schreibstil hört sich über die Lautsprecher sehr laut an.
• Suchen Sie in Ruhe die System-Technik aus. Möglichkeiten für datensichere und komfortable Remote-/Websessions gibt es inzwischen sehr viele. Die im klassischen Erwachsenenbildungsgeschäft gerne verwendeten Tools wie Zoom oder BigBlueButtom sind zwar mit den besten Beteiligungsmethoden ausgestattet, sollten aber aufgrund ihrer ServerHosts im Audit nicht uneingeschränkt verwendet werden. Gute Module für Audits sind Cisco Webex, TeamLink, GoToMeeting, Circuit Web Client oder auch Microsoft Teams, was bei tieferer Kenntnis auch einiges kann. Wichtig ist, dass die Verbindung stabil ist, dass Sie als QMB die Systeme/Technik beherrschen und die Mitarbeiter*innen an den Standorten oder im Home-Office die IT-Technik haben, die gesicherte und datenschutzrechtlich konforme Systeme erfordern.
• Am wichtigsten ist, dass Sie klare Auditziele und den Auditumfang vereinbaren.

Ein Zusatznutzen

Wenn Sie für Ihre internen Audits externe Berater oder Auditoren einsetzen, können Sie den Nutzen von Audits sogar noch besser gestalten. Und dass ohne extra Fahrtkosten, das verbessert den Input und schont zudem die Umwelt.

Remote Audits lebendig und nachhaltig gestalten - ein neues Veranstaltungsformat

Auch nach Monaten guter Praxis ist und bleibt das Auditieren im „Remote-Modus“ eine große Herausforderung für Führungskräfte, (Q)Managementbeauftragte, die Auditor:innen, aber auch für die Auditierten.

Deshalb habe ich mit der Online-Trainerin Antje Steinke-Schumann ein spezielles Online-Training konzipiert. Sie erfahren, wie Sie Ihre internen und externen Audits Remote konzipieren, lebendig und nachhaltig gestalten und durchführen. Wir freuen uns auf Ihre Anmeldung und auf lebendige und nachhaltig wirksame Veranstaltungen:

Onlinetraining - Remote Audits lebendig gestalten